Combien de temps faut-il conserver une preuve de rétractation ?

Vous avez reçu une demande de rétractation, vous l'avez traitée, vous en gardez la trace. Logiquement : c'est cette trace qui vous protège en cas de litige. Mais pendant combien de temps faut-il la conserver ? La règle pratique : gardez la preuve aussi longtemps qu'un litige reste possible, soit en général 5 ans, puis purgez-la. Ni moins (vous seriez sans défense), ni indéfiniment (vous violeriez le RGPD). Voici le raisonnement.

En résumé

Il n'existe pas de durée unique fixée par un seul texte. La bonne durée se déduit de deux logiques qui se rejoignent : la prescription des actions (le délai pendant lequel on peut encore vous attaquer ou vous réclamer quelque chose) et la valeur probante du document (il ne sert à rien de garder une preuve au-delà de la période où elle pourrait être utile). En pratique, une durée de conservation de 5 ans couvre la prescription civile de droit commun. Au-delà, le principe de minimisation des données du RGPD impose de supprimer ou d'anonymiser.

Ce qu'il faut conserver, exactement

Une « preuve de rétractation » n'est pas un seul fichier, c'est un petit dossier cohérent :

• la demande elle-même, horodatée, telle qu'elle a été reçue ;
• l'accusé de réception envoyé au consommateur sur support durable ;
• la trace du traitement (date du remboursement, montant, éventuelle dépréciation appliquée).

Ce qui donne sa force à l'ensemble, c'est l'intégrité : pouvoir démontrer que la demande reçue à telle date n'a pas été modifiée depuis. Un horodatage scellé par une empreinte (hash) sert exactement à ça — un écrit électronique dont la force probante est, au sens de l'article 1366 du Code civil, librement appréciée par le juge. On détaille la mécanique dans la preuve de rétractation à valeur probante, et un tiers peut contrôler l'intégrité d'une preuve via vérifier une preuve de rétractation.

La tension avec le RGPD

Une demande de rétractation contient des données personnelles (identité, commande, parfois email). Le RGPD impose deux principes qui encadrent la conservation :

• la limitation de la durée : on ne garde une donnée que le temps nécessaire à la finalité ;
• la minimisation : on ne garde que ce qui est utile.

Ces principes ne s'opposent pas à la conservation de la preuve : conserver pour se défendre en justice est une finalité légitime et reconnue. Mais ils en fixent la borne : une fois la prescription écoulée, la finalité disparaît, et la donnée doit être supprimée ou anonymisée. Garder une demande de rétractation 15 ans « au cas où » n'est pas conforme. On approfondit le sujet côté formulaire dans RGPD et données du bouton de rétractation.

Qui peut vous demander cette preuve ?

Trois cas concrets justifient de pouvoir produire la preuve à tout moment pendant la période de prescription :

1. Le consommateur, en cas de litige (il conteste un remboursement, ou affirme s'être rétracté à temps).
2. La DGCCRF, lors d'un contrôle, pour vérifier que vous traitez réellement les demandes. Le déroulé est décrit dans comment se passe un contrôle DGCCRF.
3. Un médiateur ou un juge, si le différend est porté plus loin.

Dans les trois cas, c'est la même pièce qui parle : la demande horodatée et son accusé de réception.

Ce qu'il faut retenir

Conservez le dossier complet d'une rétractation — demande horodatée, accusé de réception, trace du traitement — pendant 5 ans, durée qui couvre la prescription civile de droit commun. Veillez à l'intégrité (un horodatage scellé vaut bien mieux qu'un simple export), et purgez au-delà pour respecter la minimisation du RGPD. Un dispositif conforme gère cette conservation pour vous, datée et vérifiable, plutôt que de la laisser à un classeur d'emails.

Cet article est une information générale et ne constitue pas un conseil juridique. Pour le texte exact, reportez-vous au Code de la consommation et au Code civil sur Légifrance.