Wie lange muss man einen Widerrufsnachweis aufbewahren?

Sie haben eine Widerrufsanfrage erhalten, Sie haben sie bearbeitet, Sie bewahren die Spur davon auf. Logischerweise: Es ist diese Spur, die Sie im Streitfall schützt. Aber wie lange muss man sie aufbewahren? Die praktische Regel: Bewahren Sie den Nachweis so lange auf, wie ein Streitfall möglich bleibt, also für die Dauer der zivilrechtlichen Verjährungsfrist, und löschen Sie ihn dann. Weder weniger (Sie stünden schutzlos da) noch unbegrenzt (Sie würden gegen die DSGVO verstoßen). Hier ist die Begründung.

Zusammengefasst

Es gibt keine einheitliche, von einem einzigen Text festgelegte Dauer. Die richtige Dauer leitet sich aus zwei Logiken ab, die sich treffen: der Verjährung von Ansprüchen (die Frist, während der man Sie noch verklagen oder etwas von Ihnen fordern kann) und der Beweiskraft des Dokuments (es bringt nichts, einen Nachweis über die Zeitspanne hinaus aufzubewahren, in der er nützlich sein könnte). In der Praxis bewahrt man den Nachweis für die Dauer der zivilrechtlichen Verjährungsfrist auf, in Deutschland regelmäßig drei Jahre (§ 195 BGB); handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten können darüber hinausgehen. Ist die Verjährung abgelaufen, gebietet der Grundsatz der Datenminimierung der DSGVO, zu löschen oder zu anonymisieren.

Was genau aufzubewahren ist

Ein „Widerrufsnachweis“ ist nicht eine einzige Datei, sondern ein kleines, zusammenhängendes Dossier:

• die Anfrage selbst, mit Zeitstempel, so wie sie empfangen wurde;
• die Empfangsbestätigung, die dem Verbraucher auf einem dauerhaften Datenträger zugesandt wurde;
• die Spur der Bearbeitung (Datum der Erstattung, Betrag, gegebenenfalls angewandte Wertminderung).

Was dem Ganzen seine Stärke gibt, ist die Integrität: nachweisen zu können, dass die zu einem bestimmten Datum empfangene Anfrage seither nicht verändert wurde. Ein durch einen Fingerabdruck (Hash) versiegelter Zeitstempel dient genau dazu, ein elektronisches Schriftstück, dessen Beweiskraft nach der eIDAS-Verordnung (Verordnung (EU) Nr. 910/2014) in allen 27 Mitgliedstaaten anerkannt und vom Gericht frei gewürdigt wird. Wir erläutern die Mechanik in dem Widerrufsnachweis mit Beweiskraft, und ein Dritter kann die Integrität eines Nachweises über einen Widerrufsnachweis prüfen kontrollieren.

Das Spannungsverhältnis zur DSGVO

Eine Widerrufsanfrage enthält personenbezogene Daten (Identität, Bestellung, manchmal E-Mail). Die DSGVO gebietet zwei Grundsätze, die die Aufbewahrung eingrenzen:

• die Begrenzung der Dauer: Man bewahrt Daten nur so lange auf, wie es für den Zweck nötig ist;
• die Minimierung: Man bewahrt nur auf, was nützlich ist.

Diese Grundsätze stehen der Aufbewahrung des Nachweises nicht entgegen: Zur Verteidigung vor Gericht aufzubewahren ist ein legitimer und anerkannter Zweck. Aber sie setzen ihr eine Grenze: Sobald die Verjährung abgelaufen ist, verschwindet der Zweck, und die Daten müssen gelöscht oder anonymisiert werden. Eine Widerrufsanfrage 15 Jahre lang „für alle Fälle“ aufzubewahren, ist nicht konform. Wir vertiefen das Thema aufseiten des Formulars in DSGVO und Daten des Widerrufsbuttons.

Wer kann diesen Nachweis von Ihnen verlangen?

Drei konkrete Fälle rechtfertigen es, den Nachweis jederzeit während der Verjährungsfrist vorlegen zu können:

1. Der Verbraucher, im Streitfall (er ficht eine Erstattung an oder behauptet, fristgerecht widerrufen zu haben).
2. Verbraucherverbände, Wettbewerber oder eine Aufsichtsbehörde, wenn die Einhaltung Ihrer Pflichten überprüft wird (in Deutschland über Verbraucherverbände, Wettbewerber und Gerichte, in Österreich über die Bezirksverwaltungsbehörde). Der Ablauf ist beschrieben in wie eine Konformitätskontrolle abläuft.
3. Ein Mediator oder ein Richter, falls die Streitigkeit weitergetragen wird.

In allen drei Fällen spricht dasselbe Beweisstück: die mit Zeitstempel versehene Anfrage und ihre Empfangsbestätigung.

Was man sich merken sollte

Bewahren Sie das vollständige Dossier eines Widerrufs, Anfrage mit Zeitstempel, Empfangsbestätigung, Spur der Bearbeitung, für die Dauer der zivilrechtlichen Verjährungsfrist auf (in Deutschland regelmäßig drei Jahre nach § 195 BGB, sofern handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten keine längere Frist verlangen). Achten Sie auf die Integrität (ein versiegelter Zeitstempel ist weit mehr wert als ein einfacher Export), und löschen Sie darüber hinaus, um die Datenminimierung der DSGVO einzuhalten. Ein konformes System verwaltet diese Aufbewahrung für Sie, datiert und überprüfbar, statt sie einem Ordner voller E-Mails zu überlassen.

Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Für den genauen Wortlaut ziehen Sie die einschlägigen nationalen Vorschriften und die eIDAS-Verordnung (Verordnung (EU) Nr. 910/2014) heran.