DSGVO und Widerruf: Was tun mit den Formulardaten?

Man spricht vom Button, von der Bestätigung, vom Nachweis. Man vergisst oft, dass all das personenbezogene Daten verarbeitet: Name, Vorname, E-Mail, Bestellnummer, IP-Adresse, Zeitstempel. Sobald ein Verbraucher das Widerrufsformular ausfüllt, verarbeiten Sie diese Daten, und die DSGVO gilt. Hier sind die wenigen Punkte, die es zu klären gilt, um auf beiden Seiten konform zu sein, Verbraucherschutz und Datenschutz.

Eine Rechtsgrundlage, die sich von selbst versteht

Die erste DSGVO-Frage lautet immer: Auf welcher Grundlage verarbeiten Sie diese Daten? Beim Widerruf ist die Antwort bequem. Die Verarbeitung ist erforderlich zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der Sie unterliegen (die Widerrufsanfrage entgegennehmen und bearbeiten, wie es § 356a BGB verlangt), und zur Vertragserfüllung. Sie brauchen also nicht die Einwilligung des Kunden, um seine Anfrage zu verarbeiten: Sie fällt unter die Erfüllung Ihrer Pflichten.

Das entbindet Sie nicht davon, den Verbraucher über die Verwendung seiner Daten zu informieren, idealerweise beim Formular und in Ihrer Datenschutzerklärung.

Erheben Sie nur das Notwendige

Der Grundsatz der Minimierung verlangt, nur die für den Zweck nützlichen Daten zu erfragen. Um eine Widerrufsanfrage zu identifizieren, brauchen Sie wenig: die Identität des Antragstellers, etwas, um die Anfrage dem Vertrag zuzuordnen (etwa eine Bestellnummer), und ein Mittel, um ihn für die Bestätigung erneut zu kontaktieren.

Das Formular zu nutzen, um eine Telefonnummer, ein Geburtsdatum oder Marketinginformationen zu erheben, wäre unverhältnismäßig. Ein Widerrufsformular ist kein Anmeldeformular: Jedes Feld muss sich durch den Zweck rechtfertigen.

Die eigentliche Frage: wie lange aufbewahren?

Hier scheinen die beiden Logiken im Widerspruch zu stehen. Die DSGVO drängt darauf, die Daten nicht länger als nötig aufzubewahren. Das Verbraucherrecht verlangt von Ihnen hingegen, nachweisen zu können, dass die Anfrage tatsächlich eingegangen und bearbeitet wurde, manchmal über ein Jahr später.

Es gibt keinen Widerspruch, sofern man nach Zweck und Dauer denkt:

• Während der Bearbeitung: Sie bewahren die Daten so lange auf, wie es dauert, die Anfrage zu bearbeiten und die Erstattung vorzunehmen (14 Tage, zuzüglich der logistischen Zeit).
• Zum Zweck des Nachweises: Sie bewahren danach die Spur der Anfrage für die geltende Verjährungsdauer auf, um sie im Streit- oder Kontrollfall vorlegen zu können. Wie lange genau, richtet sich nach der nationalen Verjährungs- und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen.
• Danach: Die Daten, die keinem dieser Zwecke mehr dienen, müssen gelöscht oder eingeschränkt archiviert werden.

Den Nachweis aufzubewahren ist also kein Verstoß gegen die DSGVO: Es ist eine durch einen legitimen Zweck gerechtfertigte Aufbewahrung, für eine bestimmte und begründete Dauer.

Recht auf Löschung und Nachweis: Wer setzt sich durch?

Ein Kunde kann die Löschung seiner Daten verlangen. Aber dieses Recht ist nicht absolut: Es weicht vor einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht und vor der Notwendigkeit, Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen. Konkret dürfen Sie die Löschung des Nachweises eines Widerrufs verweigern, solange er nützlich bleibt, um Ihre Pflichten festzustellen, und dies dem Antragsteller erklären.

Die Aufgabe besteht darin, beide Enden zu halten: die DSGVO-Rechte für das zu erfüllen, was keinen Beweiswert mehr hat, und in geregelter Form das aufzubewahren, was Sie schützt.

Sicherheit und Hosting

Die Daten eines Widerrufs sind gewöhnliche personenbezogene Daten, aber sie verdienen dieselbe Sorgfalt wie der Rest: eingeschränkter Zugriff, gesicherte Übertragung, beherrschtes Hosting. Ein Hosting innerhalb der Europäischen Union vereinfacht die Konformität, indem es die Frage der Übermittlungen außerhalb der EU vermeidet. Das ist ein Kriterium, das zu prüfen ist, wenn Sie sich für die Verwaltung des Systems auf ein externes Tool stützen.

Der richtige Reflex: ein System, das an beide Konformitäten denkt

Viele Eigenbauten regeln den Verbraucherschutz und vergessen die DSGVO, oder umgekehrt. Das ideale System behandelt beide in einem Zug: minimale Erhebung, klare Rechtsgrundlage, Bestätigung auf dauerhaftem Datenträger, zeitgestempelter Nachweis, für eine gerechtfertigte Dauer aufbewahrt, und die Möglichkeit, die Daten zu exportieren oder zu löschen. Der Nachweis, den Sie aufbewahren, muss zugleich rechtlich solide und aus Datensicht sauber sein.

Für die beweisrechtliche Dimension dieser Aufbewahrung siehe unser Dossier über die Beweiskraft des Widerrufsnachweises. Und um schnell Ihre Gesamtexposition zu prüfen, testen Sie, ob Sie betroffen sind.